Las reglas de uso compartido de datos en Zoho CRM te permiten controlar exactamente qué usuarios, roles y grupos pueden acceder a registros específicos del CRM — y una reciente renovación de la interfaz ha hecho que crear y gestionar estas reglas sea considerablemente más sencillo. Aquí en Beam Help (soporte experto independiente para Zoho, no soporte oficial de Zoho), te guiamos a través de todo el proceso.
Por qué esto es importante
La mayoría de las organizaciones que usan CRM emplean una jerarquía de roles en la que no todos los usuarios deben ver todos los registros. Las reglas de uso compartido de datos te permiten ampliar el acceso más allá de los permisos predeterminados de la organización — por ejemplo, permitir que un equipo de ventas regional vea los negocios que pertenecen a otro equipo. Configurar esto correctamente protege los datos sensibles de los clientes y garantiza que las personas adecuadas tengan la información que necesitan para actuar. La actualización del primer trimestre de 2025 de la configuración de Uso Compartido de Datos de Zoho CRM hace que esto sea más fácil de gestionar que nunca. [1]
Paso a paso
Paso 1. Navega a la configuración de Uso Compartido de Datos.
En Zoho CRM, ve a Configuración y localiza la sección Uso Compartido de Datos en Controles de Seguridad. La interfaz renovada presenta ahora dos pestañas claramente separadas: una para Permisos Predeterminados de la Organización y otra para Reglas de Uso Compartido, para que puedas identificar de inmediato dónde trabajar. [1]
Paso 2. Revisa los permisos predeterminados de la organización.
Antes de crear una regla de uso compartido específica, haz clic en la pestaña Permisos Predeterminados de la Organización para confirmar el nivel de acceso base de cada módulo (por ejemplo, Privado, Solo Lectura Pública, Lectura/Escritura Pública). Las reglas de uso compartido solo amplían el acceso más allá de esta base, por lo que entender primero tus valores predeterminados evita un uso compartido excesivo no intencionado. [1]
Paso 3. Cambia a la pestaña Reglas de Uso Compartido.
Haz clic en la pestaña Reglas de Uso Compartido para ver una lista organizada por módulo de todas las reglas existentes. La vista actualizada organiza las reglas por módulo, lo que facilita identificar vacíos o duplicados de un vistazo. [1]
Paso 4. Localiza el módulo correcto.
Usa la barra de búsqueda o la opción Filtros Avanzados para reducir la búsqueda al módulo que deseas configurar — por ejemplo, Prospectos, Contactos o Negocios. También puedes filtrar la lista por nombre de módulo directamente desde los controles de filtro. [1]
Paso 5. Crea una nueva regla de uso compartido.
Haz clic en el botón para añadir una nueva regla para el módulo elegido. Se te pedirá que definas:
- Quién es el propietario de los registros — especifica el rol, el rol y sus subordinados, el grupo o el territorio cuyos registros deben compartirse.
- Quién obtiene acceso — elige los usuarios, roles o grupos que deben recibir el acceso ampliado.
- Qué nivel de acceso — normalmente Solo Lectura o Lectura/Escritura, según lo que necesite el grupo receptor. [1]
Paso 6. Establece criterios y condiciones.
Según tu edición, es posible que puedas aplicar criterios basados en campos para que la regla solo se aplique a registros que cumplan ciertas condiciones (por ejemplo, solo Negocios por encima de un determinado valor, o Prospectos de una fuente específica). Define estas condiciones con cuidado para evitar un uso compartido demasiado amplio. [1]
Paso 7. Guarda y activa la regla.
Una vez que estés satisfecho con la configuración, guarda la regla. Gracias a la función de activación con un solo clic introducida en la actualización del primer trimestre de 2025, puedes habilitar o deshabilitar cualquier regla de uso compartido con un único clic — sin necesidad de eliminar y volver a crear reglas cuando necesites suspenderlas temporalmente. [1]
Paso 8. (Opcional) Clona una regla existente para agilizar la configuración.
Si necesitas una regla similar para otro rol o grupo, usa la función Clonar en cualquier regla existente. Esto copia los criterios y condiciones en un nuevo borrador que puedes ajustar antes de implementarlo, ahorrando un tiempo de configuración considerable. [1]
Errores comunes
- Las reglas de uso compartido solo amplían, nunca restringen. Si el permiso predeterminado de tu organización ya está configurado como Lectura/Escritura Pública, una regla de uso compartido no puede reducir ese acceso para un subconjunto de usuarios. Las restricciones deben gestionarse a través de Perfiles, no de reglas de uso compartido.
- Activar vs. guardar. Después de guardar una regla, confirma que está activada on mediante el control de activación con un solo clic. Una regla guardada pero inactiva no tiene ningún efecto sobre la visibilidad de los registros. [1]
- Clonar sin revisar los criterios. Cuando clonas una regla, los criterios originales se copian exactamente. Revisa siempre las condiciones antes de activar una regla clonada para evitar conceder acceso de forma no intencionada basándose en una lógica obsoleta. [1]
- Organización por módulo. La lista detallada está organizada por módulo, así que si no encuentras una regla, asegúrate de estar buscando en la sección del módulo correcto o usa las herramientas de búsqueda/filtro para localizarla. [1]
Qué verificar
- Verifica que la regla esté activa — confirma que el interruptor junto a tu nueva regla aparece como habilitado después de guardar. [1]
- Prueba con un usuario afectado — inicia sesión como (o suplanta a) un usuario del rol o grupo receptor y confirma que ahora puede ver los registros previstos, pero no los registros fuera del alcance de la regla.
- Comprueba los permisos predeterminados — vuelve a la pestaña Permisos Predeterminados de la Organización para asegurarte de que la configuración base sigue alineada con tu política de seguridad después de añadir la nueva regla. [1]