Crear monedas en Zoho CRM permite a tu organización gestionar negocios, presupuestos y facturas en múltiples monedas locales, convirtiendo automáticamente los valores a tu moneda base para los informes y las previsiones.
Por qué es importante
Las empresas que operan en varias regiones necesitan datos de divisas precisos y actualizados para elaborar previsiones de ingresos e informes financieros fiables. Sin una configuración multidivisa correctamente establecida, los valores de los negocios y el análisis del pipeline pueden volverse inconsistentes y difíciles de auditar. La función multidivisa de Zoho CRM te permite registrar transacciones en la moneda local del cliente y que esos valores se conviertan automáticamente a tu moneda base. [1]
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Paso a paso
Paso 1. Confirma que tu moneda base es correcta antes de añadir otras.
La moneda base (principal) se establece durante la configuración inicial del CRM y está vinculada a la selección de país de tu organización. Ten en cuenta que, una vez configurada la moneda base, cambiarla posteriormente no es sencillo: el campo de país puede quedar desactivado tras la configuración inicial, así que verifica este ajuste con cuidado antes de continuar. [5]
Paso 2. Navega a la configuración de Monedas en Zoho CRM.
Desde tu cuenta de CRM, ve a Configuración → Configuración de empresa → Monedas. Aquí es donde gestionas todas las monedas activas de tu organización, incluidos los tipos de cambio y las preferencias de actualización.
Paso 3. Añade una nueva moneda.
Haz clic en Añadir moneda (o el botón equivalente + en la lista de Monedas). Selecciona la moneda en el desplegable, confirma el símbolo de la moneda y establece el tipo de cambio inicial respecto a tu moneda base. Las nuevas transacciones —incluidos negocios, presupuestos, pedidos de venta y facturas— utilizarán este tipo para la conversión. [2]
Paso 4. Elige cómo se mantendrá actualizado el tipo de cambio.
Zoho CRM ofrece ahora dos enfoques para mantener los tipos actualizados: [1]
- Automático: El sistema obtiene datos en tiempo real de Open Exchange Rates y actualiza el tipo según el calendario que elijas. Puedes seleccionar una actualización En tiempo real (cada 30 minutos) o una actualización Diaria (una vez al día a la hora que especifiques, según la zona horaria de tu organización).
- Manual: Un administrador o un usuario con permiso actualiza el tipo por sí mismo. Para permitir que usuarios no administradores lo hagan, concédeles el permiso «Actualizar tipo de cambio», que muestra un icono de Actualizar junto al campo del tipo de cambio en los registros.
Paso 5. Configura las actualizaciones automáticas del tipo de cambio a nivel de registro (opcional pero recomendado).
Más allá de actualizar el tipo de cambio maestro de la moneda, también puedes definir desencadenadores que actualicen el tipo de cambio almacenado en registros individuales. Los desencadenadores compatibles incluyen editar un registro, cambiar un campo de lista desplegable/selección, o cambiar un campo a un valor específico —por ejemplo, actualizar automáticamente el tipo cuando un negocio pasa a una nueva etapa del pipeline. [1]
Paso 6. Revisa el gráfico histórico del tipo de cambio.
Cada moneda configurada muestra ahora un gráfico histórico de tipos que muestra cómo ha evolucionado respecto a tu moneda base. Puedes filtrar por rangos de fechas predefinidos o por un período personalizado, y la vista muestra los tipos más alto, más bajo y promedio dentro de ese intervalo, lo que resulta útil para auditorías y análisis de tendencias. [1]
Paso 7. Considera una extensión de Marketplace para sincronizaciones diarias totalmente automatizadas.
Si deseas un enfoque sin intervención manual, la extensión Plug&Play Currency Sync de Zoho Marketplace recupera automáticamente los tipos más recientes entre tu moneda base y todas las monedas extranjeras configuradas en un calendario nocturno diario. Los administradores también pueden activar hasta dos sincronizaciones manuales adicionales al día cuando sea necesario. Los registros existentes no se modifican a menos que se aplique explícitamente una actualización de moneda, lo que preserva la precisión histórica. [2][3]
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Errores comunes
- Bloqueo de la moneda base: La moneda base y el ajuste de país asociado pueden quedar en modo de solo lectura tras la configuración inicial. Si necesitas que tu moneda base sea diferente a la predeterminada del país registrado (por ejemplo, USD para una organización con sede en EAU), selecciona el país correcto durante la configuración inicial y luego actualiza el campo de país —antes de que la opción quede desactivada. [5]
- Los registros históricos no se actualizan automáticamente: Cuando cambias un tipo de cambio, los registros existentes conservan el tipo que estaba vigente cuando se crearon. Esto es así por diseño para preservar la precisión histórica. Usa los desencadenadores de actualización automática a nivel de registro o el icono manual de Actualizar para actualizar selectivamente los tipos en registros específicos. [2][3]
- Brechas de permisos: Los usuarios sin el permiso «Actualizar tipo de cambio» no verán el icono de actualización en los registros y no podrán actualizar los tipos manualmente. Asegúrate de que los perfiles correctos tengan este permiso habilitado si deseas una gestión distribuida de tipos. [1]
- Alcance de la automatización: Los desencadenadores de actualización del tipo de cambio a nivel de registro son independientes de la actualización del tipo de cambio maestro de la moneda. Configurar actualizaciones automáticas del tipo maestro no se propaga automáticamente a todos los registros existentes: también debes configurar los desencadenadores a nivel de registro si deseas ese comportamiento. [1]
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Qué verificar
- La moneda base es correcta y coincide con la moneda de reporte principal de tu organización antes de añadir cualquier moneda extranjera. [5]
- El método de actualización del tipo de cambio (automático o manual) está configurado para cada moneda activa, y los permisos de usuario adecuados están establecidos para los miembros del equipo que necesiten actualizar tipos en los registros. [1]
- Las nuevas transacciones (negocios, presupuestos, pedidos de venta, facturas) están tomando el tipo de cambio más reciente, lo que confirma que tu calendario de actualización o la sincronización de Marketplace funciona según lo esperado. [2][3]
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*Beam Help es un recurso de soporte experto independiente para los productos de Zoho y no es el soporte oficial de Zoho. Verifica siempre la configuración con tu edición actual de Zoho CRM, ya que la disponibilidad de funciones puede variar según el plan.*