Compartir registros en Zoho CRM se gestiona mediante una combinación de reglas de uso compartido de datos y configuraciones de uso compartido de correo electrónico, lo que otorga a los administradores un control preciso sobre quién puede acceder a qué en roles, grupos y módulos.
Por qué esto es importante
Cuando tu organización de ventas crece, no todos los usuarios deberían ver todos los registros de forma predeterminada. El marco de uso compartido de Zoho CRM te permite otorgar un acceso más amplio o más restringido que el que permite la jerarquía de roles base, protegiendo los datos sensibles de los clientes y garantizando que los representantes adecuados tengan el contexto necesario para cerrar negocios. Una configuración incorrecta puede hacer que los representantes vean demasiado o demasiado poco, lo que perjudica tanto la productividad como el cumplimiento normativo.
Paso a paso
Paso 1. Abre la configuración de uso compartido de datos.
Como administrador, ve a Configuración en tu cuenta de Zoho CRM y localiza la sección Uso compartido de datos. Este es el lugar central para gestionar cómo se comparten los datos del CRM entre los usuarios, roles y grupos definidos en tu organización. [1]
Paso 2. Revisa el diseño de dos pestañas.
La interfaz renovada de uso compartido de datos está dividida en dos pestañas dedicadas: una para Permisos predeterminados de la organización y otra para Reglas de uso compartido. Comienza con la pestaña Permisos predeterminados de la organización para confirmar el nivel de acceso base de cada módulo antes de añadir reglas específicas. [1]
Paso 3. Establece los permisos predeterminados de la organización.
Para cada módulo (Prospectos, Contactos, Negocios, etc.), elige el nivel de acceso predeterminado: normalmente Privado, Solo lectura pública o Lectura/escritura pública. Privado significa que solo el propietario del registro y sus superiores en la jerarquía de roles pueden verlo; las configuraciones públicas amplían el acceso. Confirma estos valores base antes de crear cualquier regla de uso compartido. [1]
Paso 4. Crea o actualiza una regla de uso compartido.
Cambia a la pestaña Reglas de uso compartido. La lista detallada está organizada módulo por módulo, así que localiza el módulo correspondiente y haz clic para añadir una nueva regla. Define los criterios — por ejemplo, compartir todos los Negocios propiedad de un rol determinado con otro rol o grupo — y luego establece el nivel de acceso (Solo lectura o Lectura/escritura) para los destinatarios. [1]
Paso 5. Usa Clonar para agilizar reglas similares.
Si necesitas una regla que sea muy similar a una existente, utiliza la función Clonar reglas de uso compartido. Clona la regla existente y luego ajusta los criterios y condiciones antes de guardarla e implementarla en tu organización. Esto evita tener que reconstruir la lógica desde cero. [1]
Paso 6. Activa o desactiva reglas con un solo clic.
Una vez configuradas tus reglas, puedes activar o desactivar cualquiera de ellas mediante el control de activación/desactivación con un solo toque. Esto resulta útil cuando se ejecutan campañas temporales o se prueban cambios de acceso sin eliminar permanentemente una regla. [1]
Paso 7. Usa la búsqueda y los filtros para gestionar reglas a escala.
A medida que crece tu lista de reglas, utiliza la barra de búsqueda y los Filtros avanzados para localizar reglas específicas. También puedes filtrar la lista por módulo para centrarte en un área a la vez. [1]
Paso 8. Configura el uso compartido de correo electrónico por separado.
El uso compartido a nivel de registro y el uso compartido de correo electrónico son configuraciones distintas. Para los correos electrónicos enviados a través de Zoho CRM, ve a la configuración de Correo electrónico y configura el Uso compartido de correo electrónico para definir cómo pueden acceder otros miembros o equipos de tu organización a los correos vinculados a los registros del CRM. Esto es especialmente importante cuando varios representantes colaboran en la misma cuenta o negocio. [4]
Paso 9. Aprovecha Feeds para el contexto colaborativo.
Más allá de las reglas de uso compartido formales, la función Feeds de Zoho CRM permite a los miembros del equipo debatir sobre negocios, publicar actualizaciones y difundir anuncios en tiempo real. Es una forma sencilla de compartir información contextual sobre los registros sin modificar los permisos de acceso a los datos subyacentes. [2]
Errores comunes
- Clonar sin revisar los criterios. Las reglas clonadas heredan todas las condiciones de la original. Si la regla de origen tiene criterios desactualizados (por ejemplo, un territorio o rol antiguo), la regla clonada los conservará. Revisa siempre todos los campos antes de activar una regla clonada. [1]
- Confundir el uso compartido de correo electrónico con el de registros. La configuración de uso compartido de correo electrónico controla la visibilidad de las comunicaciones por correo vinculadas a los registros, no los registros en sí. A veces los administradores asumen que compartir un registro comparte automáticamente sus correos asociados — estas opciones se configuran de forma independiente. [4]
- Olvidar activar las nuevas reglas. Las reglas de uso compartido recién creadas no siempre se activan automáticamente. Usa el control de activación con un solo toque para confirmar que una regla está activa antes de asumir que los usuarios han obtenido acceso. [1]
- Los permisos predeterminados anulan las reglas de uso compartido. Si el permiso predeterminado de la organización para un módulo ya está configurado como Lectura/escritura pública, añadir una regla de uso compartido más restrictiva no reducirá el acceso — los permisos predeterminados establecen el mínimo, no el máximo. Confirma primero tu configuración base (Paso 3). [1]
Qué verificar
- Verifica que la pestaña correcta esté guardada. Tras actualizar los Permisos predeterminados de la organización o las Reglas de uso compartido, confirma que los cambios se reflejan en la lista por módulo bajo la pestaña Reglas de uso compartido. [1]
- Prueba con un usuario afectado. Inicia sesión como (o suplanta a) un usuario del rol o grupo objetivo para confirmar que puede ver los registros previstos y no puede ver registros fuera del alcance de la regla. [1]
- Confirma que el uso compartido de correo electrónico coincide con el de registros. Comprueba que la configuración de uso compartido de correo electrónico coincide con tus reglas a nivel de registro, de modo que los representantes con acceso a los registros también tengan visibilidad sobre los hilos de correo electrónico relevantes. [4]
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*Beam Help es un recurso de soporte experto independiente para los productos de Zoho y no es el soporte oficial de Zoho. Para problemas de facturación a nivel de plataforma o de cuenta, contacta directamente con Zoho.*