Las etiquetas en Zoho CRM actúan como identificadores flexibles de estilo de palabras clave que puedes adjuntar a cualquier registro, lo que facilita la búsqueda, filtrado, segmentación e informes de tus datos. Esta guía — de Beam Help, soporte experto independiente para Zoho (no es soporte oficial de Zoho) — te guía a través de los métodos principales para agregar etiquetas a registros de CRM.
Por qué esto es importante
Cuando tu CRM contiene miles de contactos, prospectos u oportunidades, los campos estándar por sí solos rara vez te dan la granularidad de filtrado que necesitas. Las etiquetas te permiten agregar contexto adicional a los registros sin crear nuevos campos personalizados. [2] Puedes adjuntar múltiples etiquetas a un único registro, y esas etiquetas se transfieren a informes y vistas filtradas, lo que le da a tu equipo acceso más rápido a los datos correctos en el momento correcto. [2]
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Paso a paso
Paso 1. Comprende qué hacen las etiquetas en Zoho CRM.
Las etiquetas son identificadores únicos asociados con registros de CRM que te ayudan a buscar, ordenar, categorizar, filtrar y segmentar tus datos de manera más eficiente — piénsalas como palabras clave buscables adjuntas a cualquier registro. [2] Un único registro puede contener múltiples etiquetas simultáneamente, por lo que no estás limitado a una categoría por entrada. [2]
Paso 2. Navega al registro que deseas etiquetar.
Abre Zoho CRM y ve al módulo que contiene tu registro objetivo (por ejemplo, Contactos, Prospectos, Oportunidades o Cuentas). Haz clic en el nombre del registro para abrir su vista de detalle.
Paso 3. Agrega una etiqueta directamente desde la vista de detalle del registro.
Dentro del registro, localiza el campo Etiquetas (generalmente se muestra cerca de la parte superior del panel de detalle o en una sección dedicada). Haz clic en el campo, escribe el nombre de la etiqueta que deseas aplicar y confirma. Debido a que las etiquetas se pueden crear en múltiples ubicaciones dentro de tu cuenta de CRM, no estás restringido a un único punto de entrada. [2]
Paso 4. Agrega etiquetas en lote desde una vista de lista.
Si necesitas etiquetar varios registros a la vez, ve a la vista de lista del módulo, selecciona las casillas de verificación junto a los registros relevantes y usa el menú de acciones en lote para aplicar una etiqueta. Este es el enfoque más eficiente cuando categorizas un gran segmento de registros después de una importación o campaña. [2]
Paso 5. Usa etiquetas para filtrar y trabajar con registros.
Una vez que se aplican las etiquetas, puedes filtrar cualquier vista de lista de módulo por etiqueta, transferir etiquetas al convertir un registro (por ejemplo, Prospecto → Contacto) y crear informes que segmenten datos por etiqueta. [2] Estas capacidades hacen que las etiquetas sean mucho más poderosas que una simple etiqueta.
Paso 6 (Avanzado). Agrega o actualiza etiquetas mediante programación a través del SDK de JS.
Si estás creando un widget incrustado de Zoho CRM o una aplicación personalizada, puedes actualizar etiquetas en un registro usando ZOHO.CRM.API.updateRecord desde el SDK de JS (versión 1.2 / ZohoEmbeddedAppSDK). [1] Pasa los valores de etiqueta como parte de la carga útil del registro en tu llamada a la API. Esto es útil cuando deseas que la asignación de etiquetas ocurra automáticamente en función de las acciones del usuario dentro de un widget. [1]
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Errores comunes
- Confundir etiquetas de CRM con etiquetas en otros productos de Zoho. Los fragmentos de contexto confirman que Zoho Survey, Zoho Sprints y Zoho Books tienen sus propios sistemas de etiquetado. [7][4][6] Las etiquetas creadas en un producto no aparecen automáticamente en Zoho CRM — mantén tus estrategias de etiquetado específicas del producto.
- Olvidar la configuración de transferencia de etiquetas en la conversión de registros. Zoho CRM admite la transferencia de etiquetas cuando un Prospecto se convierte en un Contacto, Cuenta u Oportunidad, pero este comportamiento debe verificarse en la configuración de tu cuenta antes de depender de él en un flujo de trabajo. [2]
- Las actualizaciones de etiquetas del SDK no se reflejan inmediatamente. Cuando uses
ZOHO.CRM.API.updateRecordpara escribir etiquetas mediante programación, asegúrate de que tu widget tenga los permisos correctos de la API de CRM; los permisos faltantes fallarán silenciosamente o devolverán un error. [1] - Nombres de etiquetas duplicados o inconsistentes. Debido a que las etiquetas se pueden crear libremente desde múltiples ubicaciones en CRM, los equipos a veces terminan con etiquetas casi idénticas (por ejemplo, "VIP" vs "vip" vs "V.I.P."). Establece una convención de nomenclatura temprano y audita periódicamente tu lista de etiquetas.
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Qué verificar
- Confirma que las etiquetas sean visibles en la vista de detalle del registro después de guardar — actualiza la página si el campo de etiqueta no se actualiza inmediatamente.
- Ejecuta una vista de lista filtrada usando la nueva etiqueta para verificar que todos los registros previstos aparezcan y que ningún registro no previsto esté incluido. [2]
- Si usas el SDK, registra la respuesta de la API de
ZOHO.CRM.API.updateRecordpara confirmar que la carga útil de etiqueta fue aceptada sin errores antes de implementar en producción. [1]