Gestionar los usuarios del portal en Zoho CRM implica navegar hasta la sección de Miembros del Portal para ajustar roles o revocar accesos — aquí te explicamos exactamente cómo hacerlo desde la interfaz de administración.
Por qué es importante
Si tu empresa comparte datos del CRM con clientes externos o socios a través de un Portal de Zoho CRM, periódicamente necesitarás promover usuarios a Admin, degradar Admins a usuarios regulares o eliminar el acceso de alguien por completo. Hacerlo incorrectamente puede dejar registros sensibles expuestos o bloquear a un colaborador legítimo. Conocer la secuencia correcta de pasos ahorra tiempo y evita errores en el control de acceso. Como soporte experto independiente de Zoho (no soporte oficial de Zoho), Beam Help te guía a través del proceso a continuación.
Paso a paso
Paso 1. Abre la página de tu Portal de Zoho CRM. Desde la navegación principal, ve a la página Mis Portales para ver todos los portales asociados a tu cuenta. [1]
Paso 2. Haz clic en la opción Miembros del Portal para ver a todos los usuarios que forman parte del portal actualmente. Se mostrará en pantalla una lista completa de los miembros. [1]
Paso 3. Localiza al usuario cuyos datos necesitas actualizar. Junto a su nombre, haz clic en el botón Más Opciones (generalmente representado por tres puntos o un icono similar). [1]
Paso 4. Para cambiar el rol del usuario, selecciona Convertir en Admin o Convertir en Usuario en el menú desplegable que aparece. Esto te permite promover a un usuario estándar a Admin, o degradar a un Admin a usuario regular. [1]
Paso 5. Si estás degradando a un Admin a usuario regular, deberás realizar un paso de configuración adicional: elige a qué espacios de trabajo puede acceder esa persona y define sus permisos basados en rol para cada espacio de trabajo. Esto garantiza que su acceso permanezca correctamente controlado tras el cambio de rol. [1]
Paso 6. Si necesitas eliminar a un usuario por completo en lugar de cambiar su rol, regresa a la lista de Miembros del Portal, haz clic en Más Opciones junto al usuario correspondiente y selecciona la opción Eliminar. Solo quienes tengan autoridad para gestionar roles pueden realizar esta acción. [1]
Paso 7. Para confirmar que la actualización se aplicó correctamente, haz clic en el icono de Miembros del Portal en tu página del Portal y revisa la lista actualizada. [1]
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Una nota sobre los tipos de usuarios del portal
Zoho CRM distingue entre los usuarios regulares del CRM y los usuarios del portal a nivel de datos. Un usuario del portal tiene un valor type de "Client Portal User" y se le asigna un perfil y un rol de portal dedicados — independientes de la jerarquía interna de usuarios del CRM. [3] Esta distinción es importante si utilizas Client Scripts, ya que puedes configurar scripts para que se ejecuten para tipos específicos de usuarios del portal o incluso para usuarios individuales mediante el objeto $Crm.user. [3]
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Cambio en la URL del portal que debes tener en cuenta
Si los usuarios de tu portal reportan problemas de inicio de sesión o marcadores rotos, ten en cuenta que las URLs del Portal de Zoho CRM han migrado del formato antiguo crm.zoho.com/portal/[orgname]/crm/login.sas a una nueva estructura de subdominio: [orgname].zcrmportals.com/portal/[orgname]/crm/login.sas. La URL antigua redirige automáticamente, pero los usuarios deben actualizar cualquier marcador guardado a la nueva dirección. [2]
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Errores comunes
- Olvidar las asignaciones de espacios de trabajo tras una degradación. Cuando cambias a un Admin a usuario regular, Zoho CRM te pedirá que especifiques manualmente a qué espacios de trabajo puede acceder y cuál es su rol en cada uno. Omitir este paso puede resultar en que el usuario no tenga acceso alguno. [1]
- Permisos insuficientes. Solo los usuarios a quienes se les ha otorgado autoridad de gestión de roles — Super Admins y Admins — pueden agregar, cambiar o eliminar miembros del portal. Si el menú Más Opciones no muestra las opciones esperadas, verifica si la cuenta con sesión iniciada tiene el nivel de permisos adecuado. [1] [6]
- URLs del portal desactualizadas que generan confusión. Si los usuarios no pueden acceder al portal tras una actualización, la migración de la URL del portal puede ser la causa. Confirma el formato de URL correcto y compártelo con los usuarios afectados. [2]
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Qué verificar
- Confirma que el cambio de rol se aplicó regresando a la lista de Miembros del Portal y verificando que el rol mostrado del usuario coincide con lo que tenías previsto. [1]
- Verifica el acceso a los espacios de trabajo de cualquier usuario que haya sido degradado de Admin a Usuario — asegúrate de que se le haya asignado al menos un espacio de trabajo con un rol apropiado. [1]
- Prueba la URL del portal que utilizan tus usuarios externos para asegurarte de que se resuelve correctamente con el nuevo formato de subdominio
zcrmportals.com. [2]